Redaktionsplan erstellen – für Social Media und SEO

Ein Redaktionsplan gibt die thematische und zeitliche Entwicklung eines Web-Auftritts, Social-Media Kanals oder anderer interner und externer Veröffentlichungen vor. Er besteht aus einem Themenplan und einem Produktionsplan. Die kalendarische oder tabellarische Übersicht gibt einen Überblick über die vergangenen Aktivitäten und kann damit das Monitoring unterstützten. Im Redaktionsplan ist festgeschrieben, wer welche Aufgaben wann erfüllt.

Zweck eines Redaktionsplans

Im Redaktionsplan ist der Ablauf beschrieben, wie selbst gesetzte Ziele erreicht werden sollen. Nur so lassen sich eine Social-Media-Strategie und die Suchmaschinenoptimierung effektiv umzusetzen. 

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen werden die Aufgaben häufig vernachlässigt, obwohl der Aufwand relativ gering ist. Ohne Plan werden Prioritäten verschoben. Auch wenn die Optimierung der Homepage wichtig ist, werden andere, dringliche Projekte vorgezogen. Der Redaktionsplan hilft dabei, Aufgaben zu erkennen, im Blick zu halten und gezielt umzusetzen. 

In der Rückschau liefert er Ergebnisse, wie zeitintensiv die Projekte sind. Zusammen mit den KPI kann so eine Kosten/Nutzen-Rechnung aufgestellt werden. Ressourcen lassen sich optimal planen.

Themenplan und Produktionsplan

Grundsätzlich besteht ein Redaktionsplan aus einem inhaltlichem und organisatorischem Teil. Beide Teile lassen sich in einem Plan zusammenfassen. 

Themenplan

Der Themenplan umfasst die Inhalte und wie sie umgesetzt werden sollen. Dazu zählt zum Beispiel auch das Brainstorming für neuen Content. Ein „Zettelkasten“ kann bereits Fragmente enthalten, die später zu Ideen werden. 

Aufgabe des Themenplans ist nicht nur, Inhalte zu  entwickeln, sondern sie auch zu priorisieren und zu filtern. Es fällt die Entscheidung, was wichtig ist, und schnell umgesetzt werden kann. Dabei kann ein Bewertungsschema helfen, zum Beispiel mit folgenden Kriterien.

  • Nähe zur Kernkompetenz / zur Content-Strategie
  • Reichweite
  • Aktualität / Dringlichkeit
  • Aufwand / Budget
  • Erfolgswahrscheinlichkeit

Unter dem Strich sind hier die Ergebnisse der Keyword-Recherche zusammengefasst. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die Ideen für die Umsetzung. Dabei gilt es sowohl die Medien, wie zum Beispiel Text, Foto, Video und/oder Infografik und die Kanäle zu berücksichtigen. Dazu gehören neben der Homepage auch die Social-Media-Kanäle wie zum Beispiel Twitter, Facebook und Instagram. 

Ein Kanal, im Regelfall die Homepage, kann als Content-Hub dienen. Hier liegen die Inhalte gebündelt vor und können für andere Kanäle – auch mehrfach – zielgruppengerecht aufbereitet werden. 

Im Themenplan entsteht so eine Übersicht, wie zum Beispiel das 70:20:10 Modell umgesetzt werden kann. 

  • 70 Prozent sind „Bread and Butter“ Content, also zum Beispiel Beiträge, die gepflegt und aktualisiert werden. Das können auch Info-Seiten zu neuen Produkten sein. 
  • 20 Prozent sind Content, der die Zielgruppe erweitern soll. Es handelt sich dabei um Themen und Formate, die zwar schon ausprobiert wurden und erfolgversprechend sind, aber ein größeres Risiko beinhalten
  • 10 Prozent sind schließlich die Spielwiese, bei denen neue Formate und Themen ausprobiert werden. Es sind Experimente, die bei Erfolg in die anderen Gruppen übergehen. 

Da die Themen nur eingeschränkt von der Zeit abhängig sind, zum Beispiel durch die Aktualität, kann sich der Themenplan auf mehrere Monate oder sogar Jahre beziehen.

Produktionsplan

Im Produktionsplan spielt die zeitliche Komponente eine entscheidende Rolle. Er wird für einige Wochen konkret geplant, muss aber so flexibel sein, dass die Chance besteht auf aktuelle Themen und Ereignisse zu reagieren. 

Setzen Sie sich Deadlines, damit sie Inhalte regelmäßig veröffentlichen. Kleinere Seiten sollten im Wochenrhythmus oder zweiwöchentlichen Takt neue Beiträge auf der Homepage veröffentlichen. Die Frequenz in den Social-Media-Kanälen sollte größer sein, die Inhalte werden aus dem Content-Hub generiert. Die Details sind im Plan festgeschrieben.

Mit Hilfe des Produktionsplans werden die anstehenden Aufgaben geplant und beauftragt, im Haus oder extern zum Beispiel an Texter oder Agenturen. 

Content-Batching für effektive Arbeit

Content-Batching ist ein wichtiges Mittel für die effektive Produktion. Dabei geht es darum, Aufgaben zu bündeln. Sind Sie gerade in einer kreativen Phase, nutzen Sie sie und entwickeln Sie Themen für mehrere Geschichten. Suchen Sie sich feste und regelmäßige Termine, um Content zu schreiben. Wenn Sie einen Texter beauftragen, vergeben Sie mehrere Aufträge. Durch den Redaktionsplan behalten Sie den Überblick, ob Sie ausreichend Geschichten in den kommenden Wochen veröffentlichen können. Sie können dann die Frequenz auch noch anpassen.

Qualität statt Quantität

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Produktionsplan zu ambitioniert ist, reduzieren Sie den Umfang der Veröffentlichungen, mit dem Redaktionsplan lässt sich das einfach steuern. Auch wenn es wichtig ist, regelmäßig und häufig Content zu veröffentlichen. Wichtiger ist es, dass Sie die Leser und Nutzer ansprechen und begeistern, die Qualität ist entscheidend.

Tabelle als Redaktionsplan nur bedingt geeignet

Die einfachste Form, einen Redaktionsplan zu entwickeln, ist eine Excel Tabelle. Bei der Recherche im Internet sind zahlreiche Beispiele zu finden. Häufig stehen die Vorlagen sogar zum Download bereit. Die wesentlich wichtigere Frage ist aber, ob sie praxistauglich sind. 

Eine Tabelle ist für das Monitoring geeignet und für die Sammlung von Themenidee und Keywords. Da jedoch die Übersicht ein wesentlicher Faktor ist, sind Tabellen nur für sehr kleine Projekte geeignet. Hinzukommt, dass vor allem eine kalendarische Ansicht,zeigt, ob die folgenden Wochen gut geplant sind. 

Ein weiterer großer Nachteil ist, dass durch das Einfügen von Spalten und Zeilen einen Tabelle fehleranfällig wird. Dabei ist die Flexibilität eines guten Redaktionsplans ein entscheidender Vorteil. 

Google Kalender und Tasks für den Redaktionsplan

Besser sind zum Start und für kleine Projekte der Google Kalender und die Tasks. Die Aufgaben werden zum Themenplan. Sobald sie umgesetzt werden, werden die Aufgaben in den Kalender übertragen. 

Dieses Vorgehen ermöglicht, die Produktion im Blick zu halten und relativ zügig den Redaktionsplan zu aktualisieren.

Agile Methoden (Kanban-Board)

Trello-Board, um einen Redaktionsplan zu erstellen
Mit einem Trello-Board lässt sich ein Redaktionsplan erstellen

Der mit Abstand beste Redaktionsplan ist ein Kanban-Board.

Redaktionsplan Variante 1: Produktionsablauf

Die Tafeln bilden ursprünglich einen Produktionsprozess mit den Arbeitsphasen, also den Produktionsablauf ab. Damit ist sofort sichtbar, welche Themen in Vorbereitung und welche in Arbeit sind. Dies ist sinnvoll, wenn die Arbeit sich an Themen orientiert und ein Content-Hub definiert ist. Die einfachste Form des Plans hat drei Spalten: 

  1. To Do
  2. In Arbeit
  3. Erledigt

Unterschiedliche Arten von Aufträgen und/oder Arbeitsformen werden mit verschiedenen Farben dargestellt. Dieses Prinzip wird inzwischen auf viele Bereiche übertragen und eignet sich hervorragend für einen Redaktionsplan. 

Für die Umsetzung gibt es geeignete Software, wie zum Beispiel Trello. Die Projektmanagement-Software wird vom britischen Unternehmen Atlassian vertrieben und kann in kleinen Projekten kostenlos verwendet werden. Das Unternehmen bietet dabei sogar eine Vorlage für einen  Trelloplan zum Download an. In dem Blog-Beitrag sind die unterschiedlichen Phasen des Produktionsprozesses und der Zusammenarbeit beschrieben. Eine weitere Variante eines Kalenders bietet das us-amerikanische Unternehmen Asana unter dem gleichen Namen zum Einstieg an.

Der entscheidende Vorteil der Software ist, dass es sowohl die Tafel-Ansicht für die Themen, als auch die Kalender-Ansicht für die geplante Veröffentlichung gibt. 

Redaktionsplan individuell anpassen

Die Stärke von Trello ist, dass sich die Boards individuell erstellen lassen. So bietet sich für kleine Redaktionen zum Beispiel an, die gängigen Spalten um zwei zu ergänzen. 

1.) Zettelkasten

Im ‚Zettelkasten‘ werden Themenschnipsel oder Content-Pieces gesammelt. Da Trello multimedial funktioniert, können das zum Beispiel auch Links oder Fotos sein.

2.) Themenideen

Die nächste Spalte, die dem eigentlichen Produktionsprozess vorgelagert ist, sind die Themenideen. Diese werden zum Teil schon mit (weit in der Zukunft liegenden) Produktionsdaten versehen. 

3.) To Do

In dieser Spalte bekommt die zeitliche Komponente eine große Bedeutung. Die Karten sind mit Veröffentlichungsdatum versehen. Ein Klick auf die Kalender-Ansicht ermöglicht so einen schnellen Überblick, ob die Planung stimmig ist.  

Außerdem erhalten die Karten verschiedene Label, nämlich für welchen Kanal die Inhalte produziert werden und welche Arbeit anliegt. 

Kalender-Ansicht eines Redaktionsplan
Trello-Board in der Kalender-Ansicht.

4.) Im Gange

Hier liegen die Beiträge, die in Arbeit sind. Die Karte hat einen Link zum Textentwurf, zur Grafik oder dem Video. Hier sind außerdem Checklisten hinterlegt, zum Beispiel für das Schreiben eines SEO-Textes wichtig sind. Werden Aufträge extern vergeben, ist hier ein weiteres Trello-Board verlinkt.

Außerdem sind hier andere Trello-Karten mit Beiträgen hinterlegt mit den Vorgaben für die interne Verlinkung.

In der Spalte ‚Im Gange‘ sind außerdem organisatorische Aufgaben abgelegt. Dazu gehören zum Beispiel das technische SEO und wiederkehrende SEO-Audits. Sie erhalten eine besondere farbliche Markierung.

5.) Abnahmebereit

Diese Liste ist für Beiträge, die so weit vorbereitet sind, dass Sie das OK zur Veröffentlichung bekommen. Das betrifft zum Beispiel Gastbeiträge oder Beiträge von externen Dienstleistern wie Textern oder Agenturen.

6.) Bereit zu Veröffentlichung

Hier ist der Content aufgelistet, der veröffentlicht werden kann oder dessen Veröffentlichung fest geplant ist. Hier liegen Inhalte, die zum Beispiel aufgrund von aktuellen Beiträgen geschoben werden. Außerdem stehen hier Themen in der Liste, die veröffentlicht werden können, falls andere Inhalte Wegbrechen.

7.) Fertig

Nach der Veröffentlichung rutschen die Karten weiter in die Spalte ‚Fertig‘ Auch sie hat noch eine große Bedeutung. Denn unter SEO-Gesichtspunkten ist es wichtig, den Content zu pflegen. Das kann einerseits eine Aktualisierung oder Ergänzung sein, kann aber auch notwendig sein, wenn die Inhalte nicht wie gewünscht in den Ergebnisseiten ausgespielt werden. Für die Markierung eignen sich Titelbilder in den unterschiedlichen Farben. 

Tipp: Damit im Kalender die Übersicht erhalten bleibt, wie in der Vergangenheit gearbeitet wurde, müssen Sie Karten kopieren. Vergeben Sie fortlaufende Nummern. So behalten Sie die Kontrolle, ob und wie nah der Redaktionsplan die tägliche Arbeit widerspiegelt. Ändern Sie nur die Fristen, dann wird die Karte im Kalender verschoben.

Redaktionsplan Variante 2: Kanäle

Dieser Plan eignet sich vor allem für größere Redaktionen, wo es zum Beispiel Product-Owner für die jeweiligen Medien gibt in denen der Content veröffentlicht wird. In größeren Redaktionen lassen sich die Redaktionspläne auch verschachteln, in dem zum Beispiel in den Kanban-Boards für die Vertriebskanäle der Produktionsstatus unterschieden wird.

Einstieg im laufenden Prozess

Kanban-Boards bieten also einzigartige Vorteile gegenüber anderen Redaktionsplänen. Vor dem Start sollte das Board individuell auf die Bedürfnisse im Unternehmen angepasst und das Verfahren dokumentiert werden. 

Der nächste Schritt ist, im Rahmen der der Onpage Analyse die wichtigsten und drängenden Aufgaben zu erkennen und in den Redaktionsplan einzuarbeiten. In einem weiteren Schritt geht es darum, den wichtigsten und erfolgreichsten Content zu identifizieren, zu prüfen und die Optimierung zu planen.

Starten Sie jetzt mit dem strukturierten Aufbau eines Redaktionsplans und erhöhen Sie die Sichtbarkeit in den Google Ergebnissen. 

FAQ: Redaktionsplan

Was ist ein Redaktionsplan?

Der Redaktionsplan ist ein Kalender und/oder eine Liste, in der steht, was und wann etwas in welchem Kanal veröffentlicht wird. Er beinhaltet einen Themenplan und einen Produktionsplan.

Warum ist ein Redaktionsplan wichtig?

In Social-Media Kanälen und auf der Homepage ist eine kontinuierliche Arbeit wichtig. Der Redaktionsplan erleichtert die Planung und beinhaltet auch Informationen, wann und ob Beiträge aktualisiert werden müssen. Langfristig beinhaltet der Redaktionsplan auch Informationen, wie groß der Zeitaufwand für die redaktionelle Arbeit ist.

Gibt es gute Vorlagen?

Ich rate davon ab, Vorlagen zu verwenden. Besser ist es einen eigenen Redaktionsplan mit einem Knaben-Board zu erstellen. Die Flexibilität ermöglicht es, den Plan nach den eigenen Bedürfnissen oder denen des Unternehmens anzupassen. Voraussetzung dafür ist aber, das Prinzip und die Möglichkeiten zu erkennen. Dabei können Vorlagen helfen.

Ist ein Kanban-Board als Redaktionsplan geeignet?

Ja, Kanban-Boards sind extrem übersichtlich und dabei sehr flexibel. Die Listenansicht ermöglicht einen schnellen Überblick über die Themen und Aufgaben, in der Kalenderansicht sind die Deadlines hervorgehoben.

Wie gut ist eine Excel-Liste als Redaktionsplan?

Auch wenn es zahlreiche Vorlagen im Internet dazu gibt; eine Excel-Liste ist allenfalls für kleine Projekte geeignet. Eine Excel-Liste hat gegenüber einem Kanban-Board nur den Vorteil, dass zum Beispiel KPI erfasst und ausgewertet werden können.

Wie erstelle ich einen Redaktionsplan?

Es ist wichtig, den Redaktionsplan vorzubereiten. Der Artikel bietet die Grundlage dafür. Im zweiten Schritt werden aktuelle Aufgaben eingetragen. Im dritten Schritt, werden die zukünftigen Tätigkeiten geplant. Langfristig lohnt es sich, auch den veröffentlichen Content zu erfassen, um zum Beispiel die Aktualisierung und Ergänzung von Beiträgen zu planen.

Wie aufwändig ist es, einen Redaktionsplan zu pflegen?

Im Vergleich zur Zeitersparnis ist der Aufwand mit einer Web-App, wie zum Beispiel Trello minimal. Der Redaktionsplan vereinfacht die Planung, wann Beiträge veröffentlicht werden und vereinfacht das Content-Batching.